Tranzitia la ISO 37001:2025 (sistem de management anti-mita)

In februarie 2025, a fost publicata o noua versiune a standardului international pentru sistemele de management anti-mita. ISO 37001:2025 va inlocui versiunea anterioara ISO 37001:2016.

Conform documentului IAF MD 30:2025  “Transition requirements for ISO 37001:2025” perioada de tranzitie este de 2 ani si se va incheia la 28.02.2027.

Standardul ISO 37001 ajuta companiile sa isi demonstreze angajamentul fata de prevenirea mitei si sa asigure conformitatea cu cerintele legale. Prin implementarea unui sistem de management anti-mita in conformitate cu cerintele standardului ISO 37001, organizatiile pot preveni, detecta si combate in mod sistematic mita. Certificarea de catre o terta parte acreditata, precum SRAC, contribuie la demonstrarea eficientei abordarii alese, reducand astfel riscurile pentru toate partile interesate.
Desi versiunea revizuita a ISO 37001 vine cu o serie de modificari, impactul acestora asupra organizatiilor certificate va fi minim.
 
Conform preambulului ISO 37001:2025, principalele modificari pot fi rezumate dupa cum urmeaza:

• Au fost incluse subclauze despre schimbarile climatice si despre importanta promovarii culturii anti-mita;
• Au fost abordate conflictele de interese;
• A fost clarificat conceptul de functie anti-mita;
• Formularea a fost armonizata cu alte standarde, acolo unde a fost necesar si rezonabil;
• Aliniere la structura armonizata.

 
ISO 37001:2025 urmeaza structura armonizata (HS)
In mai 2021, ISO si-a inlocuit Structura de nivel inalt (HLS) cu Structura armonizata (HS) - o versiune revizuita cu ajustari minore ale continutului si terminologiei. Scopul structurii armonizate este de a oferi tuturor standardelor ISO privind sistemele de management o structura de baza uniforma, cu cerinte de baza, termeni si definitii similare, pentru a imbunatati comparabilitatea si a facilita integrarea diferitelor standarde ISO. Noua versiune ISO 37001:2025 urmeaza aceasta structura armonizata (HS). Ca urmare, unii termeni si definitii au fost modificati - de exemplu, termenul "parti interesate" este utilizat acum ("interested parties" in loc de "stakeholders").
 

Principalele modificari ale structurii ISO 37001

• Clauzele 4.1 si 4.2 privind actiunile climatice

In clauza 4.1, a fost adaugata o propozitie privind luarea in considerare a schimbarilor climatice in contextul organizatiei. Totodată, prin NOTA 1 din clauza 4.2 se precizeaza explicit necesitatea de a lua in considerare potentialele preocupari legate de schimbarile climatice atunci cand sunt analizate cerintele relevante ale partilor interesate.
Cu toate acestea, cerintele nu sunt noi. Prin documentul ISO "AMENDAMENT 1: Schimbări privind acțiunile climatice", publicat in februarie 2024, această cerinta a fost deja introdusa in toate standardele sistemelor de management, inclusiv ISO 37001:2016. Acum, ea este doar preluata explicit in noua editie.

• Noi titluri de paragrafe in capitolele 9.2 si 9.3

9.2 Audit intern
9.2.1 Generalitati
9.2.2 Programul de audit intern
9.2.3 Proceduri, controale si sisteme de audit
9.2.4 Obiectivitate si impartialitate

9.3 Analiza efectuata de management
9.3.1 Generalitati
9.3.2 Intrari / Informatii pentru analiza efectuata de management
9.3.3 Iesiri / Rezultate ale analizei efectuate de management
Nota: A disparut subclauza 9.3.2 Analiza efectuata de organul de conducere. A ramas cerinta pentru analiza dar nu se mai cere pastrarea informatiilor documentate aferente acestei analize.

• Inversarea clauzelor 10.1 si 10.2 in capitolul 10 Imbunatatiri

Noua versiune din 2025, incepe cu Imbunatatirea continua (10.1), urmata de Neconformitate si actiune corectiva (10.2).
 

Clarificarea cerintelor specifice din ISO 37001:2025

In plus fata de modificarile structurale enumerate mai sus, ISO 37001:2025 introduce, de asemenea, unele clarificari suplimentare cu privire la subiecte specifice ale sistemelor de management anti-mita, pentru a evidentia relevanta acestor subiecte.

• Noua clauza 5.1.3 Cultura anti-mita

Pentru a sublinia importanta culturii anti-mita, acest subiect primeste propria sectiune.

• Clauza suplimentara 6.3 Planificarea modificarilor

Cerinta de planificare a modificarilor in sistemele de management anticoruptie are acum o clauza dedicata, in conformitate cu structura armonizata (HS).

• Punct nou in capitolul 7.2.2 privind procesul de angajare

Constientizarea conflictelor de interese a fost adaugata la lista de cerinte mentionate la punctul 7.2.2.1 e)

• Titlu nou la capitolul 7.3 Constientizare

In capitolul Constientizare, cerintele privind constientizarea si instruirea au fost restructurate. Cerintele privind instruirea partenerilor de afaceri au propria sectiune, 7.3.3.

• 8.4 Controale nefinanciare - este mentionata o noua zona de risc

In aceasta clauza 8.4 a fost enumerat un domeniu suplimentar: fuziuni si achizitii
Cu exceptia clauzei 8.4 (vezi mai sus) Capitolul 8 - Operare - care contine descrierea controlului operational, nu a fost practic modificat.

Nu au fost aduse modificari majore in anexa A.
 

Concluzii

Modificarile din noua versiune nu sunt, in general, foarte extinse.
In cazul organizatiilor certificate este necesara verificarea modului in care modificarile de structura si cerintele specifice influenteaza sistemele de management anti-mita si solutionarea eventualelor neconcordante.

Autor: Dr ing. Cristian RONCEA, Director Tehnic SRAC CERT