Prima partea a articolului o gasiti aici
Cum va fi afectat procesul de certificare de schimbarile din noile editii ale standardelor ISO 9001 si ISO 14001?
Organismele de certificare vor fi obligate sa reconsidere "ce inseamna o aplicare acceptabila sau la limita a standardelor aferente sistemului de management " pentru ca standardele vor necesita o abordare mai holistica, care ar trebui sa faca mai dificila stabilirea unor domenii de aplicare deliberat limitate.
Unele organisme de certificare ar putea fi tentate sa nu doreasca sa schimbe ceva, pentru ca schimbarile pot face mai dificila acordarea certificatelor pentru organizatiile care aplica cerintele standardelor superficial.
Dar, daca vor lua in considerare considerare riscurile și oportunitatile precum si contextul certificarii in prezent, in care se constata ca un numar important de organizatii au renuntat complet la standardele clasice ale sistemelor de management si la certificarea fata de acestea, pe motiv ca ceea ce le este oferit de certificare nu este de fapt ceea ce au nevoie, iar metodele curente ale auditului extern contribuie intr-o mare masura la aceasta, in mod sigur cei care doresc sa ramana pe piata sau sa se pozitioneze ca lider pe piata vor face schimbari semnificative in abordare.
Cum vor fi afectati auditorii?
Daca acceptam ca, in prezent, exista o multime de auditori care adauga putina valoare organizatiilor auditate, deoarece auditurile se desfașoara cu "ochii in jos", pe chestionarul utilizat pentru a „bifa” raspunsul la fiecare intrebare, atunci putem spune ca se impune o creștere a competentei auditorilor, pentru a amplifica perceptia beneficiului adus de certificare pentru afacerea organizatiilor.
Pentru auditori acest lucru ar putea sa insemne:
- concentrare mai mare asupra activitatii de realizare sau de sprijin a imbunatatirii afacerii,
- analizele de risc ale sectorului industrial / sectorului specific organizatiei,
- pre-evaluarea cerintelor legale si de reglementare,
- analize ale cauzei de baza, concentrandu-se pe problemele care conteaza,
- intelegerea contextului afacerii pentru auditat si discutarea problemelor critice pentru afacere, cu managerii de la niveluri cat mai inalte posibil,
- concentrarea pe imbunatatirea proceselor si mai putin pe proceduri,
- concentrarea mai mult pe rezultate si mai putin pe inregistrari,
- proiectarea planurilor de audit astfel incat sa fie implicate cat mai multe din persoanele care au un interes in succesul procesului sau in subiectul care face obiectul auditului respectiv,
- metode noi de colectare a datelor utile si mai multe analize ale acestora,
- abordare generala a dovezilor colectate in loc de concentrare pe clauze individuale ale standardelor de referinta,
- realizarea unor rapoarte semnificative pentru managerii organizatiilor auditate (subliniind in special: maturitatea organizatiei, nivelul de incredere al sistemului de management, riscurile ce pot sa apara, atitudinea si angajamentul audiatului fata de sistemul de management si fata de procesul de audit),
- mai mare inţelegere a lucrurilor care fac ca organizatia lor sau organizatia pe care o auditeaza, sa functioneze, transformandu-i pe auditori intr-o resursa mult mai valoroasa,
- legarea rezultatelor auditului de obiectivele organizatiei,
- deplasare de la colectarea datelor la gandirea strategica.
Acei auditori care se vor adapta la modificarile așteptate, care au inceput sa apara este adevarat timid deocamdata, vor deveni o resursa valoroasa pentru a-si ajuta organizatiile sau pe clienti, sa-si atinga obiectivele afacerii si sa realizeze imbunatatiri.
Acei auditori care nu se vor adapta si se vor concentra, in continuare, doar pe conformitate, acest lucru nefiind gresit, nu vor sesiza problemele care conteaza cu adevarat, pentru eficacitatea si eficienţa organizatorica si a proceselor. De aceea, ei vor ramane o resursa tactica care vor urmari aspectele conformarii lasate din ce in ce mai mult in urma de auditorii cu o gandire strategica, care au acceptat modificarile inevitabile si s-au adaptat la ele, orientandu-se spre auditul care intr-adevar adauga valoare.
Cum vor fi afectate organizatiile si afacerile acestora?
Pentru organizatiile care au folosit standardele pentru sisteme de management pentru a dezvolta un sistem de management care este integrat in modul lor de a face afaceri si le ajuta sa isi atinga obiectivele strategice ale afacerii, cu alte cuvinte care au un sistem de management care adauga valoare pentru organizatie, schimbarile vor fi minime si vor ajuta la optimizare si cresterea eficacitatii.
Opusul acestui caz il constituie acele organizatii care au creat pur si simplu, un sistem birocratic de proceduri si inregistrari care nu reflecta modul real in care isi desfasoara activitatea organizatia. Acest sistem adauga costuri fara a fi util, cu alte cuvinte el nu adauga valoare, dar le-a permis sa aiba doar un certificat. Pentru acestea va fi dificila abordarea impusa de noile standarde pentru ca acea abordare a sistemului paralel cu afacerea practic a disparut.
In loc de concluzii
Vor fi necesare schimbari, pentru ca aceste noi, diferite si vaste abordari ale noilor standarde sa fie aplicate. Dar in acelasi timp va exista si frica de schimbare.
Cateva din intrebarile la care trebuie sa gasim raspunsuri, cat mai urgent, sunt:
- Cum vor reactiona la aceasta noua abordare organizatiile?
- Cum vor reactiona la aceasta noua abordare auditorii?
- Care va fi feed-back-ul organismelor de certificare si acreditare?
- Vor accepta acesta schimbarea sau vor lupta impotriva ei?
- Isi pot permite sa nu se adapteze la timpurile schimbarii?
Autor: dr. ing. Cristinel Roncea - Director Tehnic Adjunct