Conformarea este un proces continuu si rezultatul unei organizatii care isi indeplineste obligatiile. Conformarea devine sustenabila prin integrarea acesteia in cultura organizatiei si in comportamentul si atitudinea oamenilor care lucreaza pentru aceasta. Pastrandu-si independenta, este de preferat ca managementul conformarii sa fie integrat cu celelalte procese de management ale organizatiei si cu cerintele si procedurile sale operationale.
Un sistem eficace de management al conformarii la nivel de organizatie permite unei organizatii sa-si demonstreze angajamentul de a respecta legile relevante, cerintele de reglementare, codurile din industrie si standardele organizationale, precum si standardele de buna guvernanta, cele mai bune practici general acceptate, etica si asteptarile comunitatii.
Avand in vedere natura in continua schimbare a legilor si reglementarilor din diferite tari si regiuni, este imperativ pentru o organizatie sa se tina in permanenta la curent cu reglementarile aplicabile. Un sistem de management al conformarii (CMS) eficace permite identificarea cerintelor relevante, asigurarea conformarii in intreaga organizatie dar si monitorizarea si optimizarea acesteia.
Abordarea unei organizatii in ceea ce priveste conformareaa, este modelata de conducerea care aplica valorile de baza si standardele general acceptate de buna guvernanta, etice si comunitare.
Standard de referinta
Standardul ISO 37301 permite organizatiilor care urmaresc succesul pe termen lung sa stabileasca si sa mentina o cultura a conformarii, luand in considerare nevoile si asteptarile partilor interesate. De fapt, organizatiile care definesc si implementeaza o cultura a conformarii acorda atentie nevoilor si asteptarilor partilor interesate, cresc valoarea reala a organizatiei si creeaza valoare durabila pe termen lung.
ISO 37301 este un standard international certificabil, care permite unei organizatii stabilirea, dezvoltarea, implementarea, evaluarea, mentinerea si imbunatatirea continua a unui sistem de management al conformarii. Acesta permite organizatiilor sa aiba o abordare integrata pentru controlul riscurilor de conformare si culturii corporative bazata pe conduita si comportamentul responsabil, dar si constient la toate nivelurile organizatiei, pornind de la managementul de varf.
ISO 37301 poate fi aplicat tuturor organizatiilor, indiferent de marimea, natura sau complexitatea activitatii acestora. CMS se bazeaza pe principiile integritatii, bunei guvernari, proportionalitatii, transparentei, sustenabilitatii si raspunderii juridice.
Ca si in cazul celor mai multe standarde ale sistemelor de management, ISO 37301 urmeaza, de asemenea, structura de nivel inalt (Aneca SL) dezvoltata de ISO.
Structura de nivel inalt (Anexa SL) permite organizatiilor sa integreze diverse sisteme de management, ceea ce inseamna ca organizatiile pot fie sa adopte un CMS ca sistem de management autonom, fie il pot integra cu alte sisteme de management existente avand in vedere si faptul ca ISO 37301 adopta o abordare holistica a managementului conformarii.
De ce este important managementul conformarii?
Pentru organizatiile care doresc crestere si succes pe termen lung, respectarea constanta a obligatiilor de conformare este o necesitate, nu o optiune. Un CMS bazat pe cerintele si indrumarile ISO 37301 creeaza in cadrul organizatiilor un set de instrumente (politici, procese si mijloace de control) care le permit acestora sa stabileasca si sa mentina o cultura a conformarii.
Organizatiile cu un CMS bazat pe ISO 37301 se angajeaza sa respecte norme solide de guvernanta corporativa, bune practici si conduita etica. Cu toate acestea, CMS nu poate elimina complet riscul de neconformare. In acest sens, cerintele si indrumarile ISO 37301 imbunatatesc capacitatea organizatiei de a identifica si de a raspunde la neconformare.
Un CMS ofera organizatiilor o abordare structurata pentru a indeplini obligatiile de conformare, adica cerintele pe care trebuie sa le respecte in mod obligatoriu, cum ar fi legi, reglementari, hotarari judecatoresti, permise, licente, precum si cele pe care aleg in mod voluntar sa le respecte, cum ar fi cele interne. politici si proceduri, coduri de conduita, standarde si acorduri cu comunitatile sau ONG-uri.
ISO 37301 accentueaza dorinta fireasca de conformare, care incepe cu stabilirea tonului la varful organizatiei. Angajamentul fata de o buna cultura a conformarii trebuie demonstat de catre organul de conducere al organizatiei si managementul de varf printr-o politica de conformare si stabilirea obiectivelor de conformare la diferite niveluri. In plus, organul de conducere si managementul de varf sunt, de asemenea, obligate sa dea dovada de leadership si angajament prin furnizarea resurselor necesare, stabilirea unei functii de conformare, definirea rolurilor si responsabilitatilor si asa mai departe. Mai presus de toate, organul de conducere si managementul de varf rebuie sa-si demonstreze in mod activ si vizibil angajamentul fata de CMS prin actiunile si deciziile lor.
Beneficiile managementului conformarii in conformitate cu ISO 37301
Prin implementarea unui CMS bazat pe ISO 37301, organizatiile vor putea sa:- dezvolte o cultura pozitiva a conformarii;
- abordeze rapid si eficace problemele de conformare;
- parcurga cu succes o evaluare formala a conformarii de la terti;
- isi protejeze reputatia si integritatea prin prevenirea si detectarea comportamentelor neetic;
- imbunateasca oportunitatile de afaceri si sustenabilitatea;
- ia in considerare cu atentie cerintele si asteptarile partilor interesate interne si externe;
- dezvolte relatii puternice si valoroase cu autoritatile legale si de reglementare;
- creasca increderea tertilor in capacitatea organizatiei de a obtine succes sustenabil;
- construiasca increderea si loialitatea partenerilor.
Avantajele certificarii SRAC conform ISO 37301
- reducerea la minimum a riscului de comitere de incalcari a obligatiilor de conformare si in consecinta, a costurilor aferente si a prejudiciului reputational;
- imbunatatirea oportunitatilor de afaceri si a sustenabilitatii, ajutand la abordarea conformarii cu obligattile de conformare intr-o maniera sistematica, structurata si proactiva;
- cresterea eficacitatii si optimizarea proceselor relevante pentru conformare;
- constituite o asigurare rezonabila pentru partile interesate cu privire la angajamentul si eforturile depuse de organizatie in ceea ce priveste gestionarea riscurilor de conformare in mod efficace si eficient;
- cresterea increderii tertilor in capacitatea organizatiei de a obtine un succes sustenabil;
- cresterea increderii in organizatia pe piata internationala si in sfera publica;
- ofera dovezi autoritatilor de supraveghere a conformarii cu legislatia si de urmarire penala in acelasi timp cu sporirea gradului de siguranta atat pentru conducere, cat si pentru angajati si partile interesate;
- creeza avantaje in licitatii si in selectia ca furnizor;
- asocierea imaginii organizatiei cu imaginea leaderului certificarilor din Romania.
Nota: ISO 37301:2021 „Compliance management systems — Requirements with guidance for use”, a anulat si inlocuit ISO 19600:2014.
